Cách xoá dữ liệu khi bộ nhớ chấm công bị đầy nhanh chóng

Bạn đang đau đầu vì màn hình máy chấm công liên tục hiển thị thông báo lỗi, nhân viên không thể chấm công và bạn không thể tải dữ liệu về máy tính? Rất có thể bạn đang đối mặt với tình trạng bộ nhớ máy chấm công bị đầy. Đây là một sự cố phổ biến nhưng hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn hiểu rõ nguyên nhân và thực hiện đúng cách. CCTVCamera sẽ hướng dẫn bạn xử lý vấn đề này một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, giúp hệ thống của bạn hoạt động trơn tru trở lại.

Tại sao bộ nhớ máy chấm công bị đầy?

Trước khi đi vào giải pháp, chúng ta cần hiểu rõ “thủ phạm” gây ra tình trạng này. Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp bạn có cách xử lý phù hợp và ngăn ngừa lỗi tái diễn trong tương lai. Dưới đây là những lý do chính:

• Dữ liệu chấm công cũ tích tụ quá nhiều: Mỗi lần nhân viên chấm công (quẹt thẻ, đặt vân tay, nhận diện khuôn mặt), máy sẽ ghi lại một “log” – một bản ghi dữ liệu. Theo thời gian, hàng ngàn, thậm chí hàng chục ngàn bản ghi này sẽ chiếm hết dung lượng lưu trữ của thiết bị. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.
• Không xóa thông tin nhân viên đã nghỉ việc: Dữ liệu về nhân viên như ID, tên, đặc biệt là dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) chiếm một phần không nhỏ trong bộ nhớ. Nếu bạn không xóa thông tin của những người đã nghỉ việc, bộ nhớ dành cho người dùng sẽ dần cạn kiệt.
• Dung lượng lưu trữ của máy có hạn: Các dòng máy chấm công đời cũ hoặc các model giá rẻ thường có dung lượng bộ nhớ khá khiêm tốn. Khi quy mô công ty mở rộng, số lượng nhân viên và tần suất chấm công tăng lên, thiết bị sẽ nhanh chóng đạt đến giới hạn của nó.
• Lỗi đồng bộ hóa với phần mềm: Trong một số trường hợp hiếm gặp, lỗi kết nối giữa máy chấm công và phần mềm trên máy tính có thể khiến dữ liệu không được tải về đúng cách, dẫn đến việc bị dồn ứ lại trên thiết bị.

Hướng dẫn xử lý triệt để tình trạng máy chấm công đầy bộ nhớ

Khi đã xác định được vấn đề, hãy bình tĩnh thực hiện theo các bước sau. Quy trình này đảm bảo an toàn cho dữ liệu và giúp máy hoạt động ổn định trở lại.

Bước 1: Sao lưu toàn bộ dữ liệu về phần mềm

Đây là bước quan trọng và phải được thực hiện đầu tiên. Việc xóa dữ liệu mà không sao lưu sẽ khiến bạn mất toàn bộ thông tin chấm công chưa được xử lý, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc tính lương, thưởng cho nhân viên.

1. Kết nối máy chấm công với máy tính đã cài đặt phần mềm quản lý (qua mạng LAN hoặc cáp USB).
2. Mở phần mềm chấm công lên.
3. Tìm đến chức năng “Tải dữ liệu chấm công” hoặc “Tải bản ghi sự kiện” (tên gọi có thể khác nhau tùy phần mềm).
4. Thực hiện quá trình tải và đảm bảo phần mềm báo đã nhận đủ dữ liệu từ máy chấm công.
5. Kiểm tra lại trên phần mềm xem đã có đầy đủ dữ liệu chấm công của các ngày gần nhất hay chưa.

Lưu ý quan trọng: Tuyệt đối không thực hiện bất kỳ thao tác xóa nào trước khi bạn chắc chắn 100% rằng tất cả dữ liệu đã được tải về và lưu trữ an toàn trên phần mềm máy tính.

Bước 2: Tiến hành xóa dữ liệu chấm công trên thiết bị

Sau khi đã sao lưu thành công, bạn có thể yên tâm xóa các bản ghi chấm công (log) đã cũ để giải phóng dung lượng. Có hai cách để thực hiện việc này:

Xóa thông qua phần mềm kết nối

Đây là cách được khuyến khích vì tính tiện lợi và an toàn. Hầu hết các phần mềm chấm công chuyên dụng đều tích hợp tính năng này.

1. Trong phần mềm, tìm đến mục “Quản lý thiết bị” hoặc các tùy chọn tương tự.
2. Chọn máy chấm công bạn muốn xóa dữ liệu.
3. Tìm chức năng “Xóa dữ liệu chấm công trên máy” hoặc “Xóa bản ghi sự kiện”.
4. Phần mềm sẽ gửi lệnh đến máy chấm công và thực hiện việc xóa.

Xóa trực tiếp trên máy chấm công

Nếu không thể kết nối với phần mềm, bạn có thể thao tác trực tiếp trên máy.

1. Nhấn giữ nút M/OK để vào Menu chính của máy.
2. Dùng các phím điều hướng để di chuyển đến mục “Quản lý dữ liệu” hoặc “Hệ thống”.
3. Chọn tùy chọn “Xóa dữ liệu”.
4. Tại đây, bạn sẽ thấy các mục như “Xóa dữ liệu chấm công”, “Xóa tất cả dữ liệu”… Hãy chọn “Xóa dữ liệu chấm công” để chỉ xóa các bản ghi ra/vào.
5. Máy sẽ yêu cầu xác nhận. Nhấn OK để đồng ý.

Bước 3: Dọn dẹp danh sách nhân viên đã nghỉ việc

Để tối ưu không gian lưu trữ lâu dài, bạn nên thường xuyên rà soát và xóa thông tin của những nhân viên không còn làm việc tại công ty.

1. Vào Menu > Quản lý nhân viên.
2. Tìm đến nhân viên cần xóa (có thể tìm theo ID hoặc tên).
3. Chọn nhân viên đó và tìm tùy chọn “Xóa”.
4. Xác nhận để hoàn tất.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích và thiết thực cho bạn. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hoặc đang có nhu cầu nâng cấp một hệ thống chấm công hiện đại, dung lượng lớn và ổn định hơn, đừng ngần ngại liên hệ với CCTVCamera. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn giải pháp tối ưu nhất, giải quyết triệt để vấn đề bộ nhớ máy chấm công bị đầy và đảm bảo hệ thống quản lý nhân sự của bạn vận hành hiệu quả.

Long CCTV

Tôi là Nguyễn Đức Long (Long CCTV), là Giám đốc Công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ Kỹ thuật Số (Digital JSC) và thương hiệu CCTVCamera. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống an ninh, giám sát và giải pháp công nghệ tại Việt Nam.